Ontslagbrief maken

 

Wil je als werkgever iemand ontslaan dan is het verstandig om een ontslagbrief te maken. Door de opzegging van de arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen, kun je onduidelijkheden voorkomen en altijd aantonen dat je de arbeidsovereenkomst hebt opgezegd. Dit kan belangrijk zijn omdat je daarmee ook kunt voorkomen dat er een stilzwijgende verlenging van een arbeidsovereenkomst plaatsvindt.

Met welke regels moet je rekening houden als je een ontslagbrief maakt?

In het arbeidsrecht zijn er veel dwingende regels opgenomen in de wet. Zo mag je niet zomaar een arbeidsovereenkomst opzeggen. Hierna zijn kort een aantal van de belangrijkste regels weergegeven.

Opzegging tijdens de proeftijd

Als je schriftelijk een geldige proeftijd bent overeengekomen bent overeengekomen in de arbeidsovereenkomst met de werknemer, kun je tijdens de proeftijd de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen. Dit staat in artikel 7:676 BW. Als je iemand tijdens de proeftijd wilt ontslaan, maak de ontslagbrief dan op tijd. Zorg er ook voor dat de ontslagbrief tijdig bij de werknemer aankomt.

Opzeggen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Als een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een half jaar of langer afloopt, moet je een maand van te voren aangeven of je de arbeidsovereenkomst wilt voortzetten of niet en zo ja, onder welke voorwaarden, artikel 7:668 BW. Dit wordt de aanzegverplichting genoemd. Als je niet aan deze verplichting voldoet, kan de werknemer een vergoeding eisen. Los van de aanzegverplichting is het verstandig om een ontslagbrief te maken en versturen als je de arbeidsovereenkomst   wilt beëindigen omdat deze anders stilzwijgend verlengd wordt.

Tussentijds opzeggen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Het tussentijds opzeggen van een arbeidsovereenkomst kan alleen maar als je die mogelijkheid hebt opgenomen in de arbeidsovereenkomst, artikel 7:667, lid 3 BW.  Voorbeeld: als je een arbeidsovereenkomst voor een jaar hebt gesloten met meneer X en na een half jaar blijkt dat je vanwege bedrijfseconomische omstandigheden meneer X moet ontslaan, kun je de arbeidsovereenkomst alleen maar opzeggen na toestemming van het UWV en als je een tussentijds opzeggingsbeding in het contract hebt opgenomen.

Opzeggen van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

Een werkgever kan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd niet zomaar opzeggen. Hiervoor is toestemming nodig van het UWV of de werknemer, er moet een dringende reden zijn of er moet sprake zijn van een uitzondering ex artikel 7:671 BW. Daarnaast moet er een geldige reden voor opzegging zijn.  In artikel 7:669 BW is precies vastgelegd welke redenen een grondslag voor een opzegging kunnen vormen.

Tips voor het maken van een ontslagbrief:

  • Controleer eerst of je de arbeidsovereenkomst mag opzeggen.
  • Controleer ook of er een opzegverbod van toepassing is.
  • Controleer welke opzegtermijn van toepassing is. Dit staat in artikel 7:672 BW. In de arbeidsovereenkomst of CAO kunnen afwijkende afspraken gemaakt worden. Neem de juiste opzegtermijn op in je brief.
  • Het is verstandig om ook de einddatum van de arbeidsovereenkomst in je brief op te nemen.
  • Verder kun je aangeven welke bedrijfseigendommen de werknemer nog in moet leveren en wanneer en waar deze eigendommen ingeleverd moeten worden.
  • Verstuur de ontslagbrief aangetekend zodat je kunt bewijzen dat deze is aangekomen bij de werknemer of laat de werknemer tekenen voor ontvangst van de ontslagbrief. Je kan de ontslagbrief twee dagen later ook nog per gewone post nasturen. In het geval dat de werknemer de aangetekende brief weigert, bereikt de ontslagbrief hem of haar dan toch.
  • Bewaar een kopie van de verstuurde brief in het personeelsdossier.