Wat te doen als je werknemer fraudeert?

Het kan voorkomen dat je als ondernemer op een gegeven moment merkt dat de boekhouding of de voorraad niet meer klopt. Het kan erg lastig zijn om er de hand op te leggen, wat er precies gebeurd en waardoor de verschillen ontstaan. Bekende voorbeeld van fraude / diefstal of verduistering zijn dat werknemers geld stelen of caissières producten retour slaan die niet werkelijk retour genomen worden. De caissière neemt dan vervolgens zelf de zogenaamd uitbetaalde bedragen mee naar huis.

Als je te maken heeft met fraude/ diefstal, verduistering door werknemers

  • Probeer eerst te achterhalen waar de oorzaak ligt en welke werknemers zich schuldig maken aan fraude / diefstal.
  • Win alvast juridisch advies in.
  • Confronteer de werknemer die je verdenkt met de verdenking.
  • Pas tijdens dit gesprek hoor en wederhoor toe.
  • Stel een gespreksverslag op van gesprek en laat dit ondertekenen door de werknemer.
  • Geef aan dat je nog moet nadenken over de consequenties.

Verzamel bewijs van fraude / of diefstal, verduistering door werknemer

Wat erg belangrijk kan zijn in deze fase is om na te gaan hoeveel bewijs je hebt van de fraude of diefstal. Stel dat de werknemer zijn verklaring intrekt, kan je dan nog steeds aantonen wat de werknemer gedaan heeft. Kunnen er bijvoorbeeld collega’s verklaren of blijkt iets duidelijk uit de boekhouding? Het vergaren en goed vastleggen van bewijs is cruciaal voor alle verdere stappen die genomen kunnen worden.

Mogelijke sancties als een werknemer zich schuldig maakt aan fraude, diefstal, verduistering

Artikel 7:669, lid 3, sub e BW: een werkgever kan de arbeidsovereenkomst opzeggen als de werknemer verwijtbaar heeft gehandeld over nagelaten, zodanig dat van de werkgever in redelijkheid niet verlangd kan worden dat hij de arbeidsovereenkomst laat voortduren.

Fraude of diefstal, verduistering is een vorm van verwijtbaar handelen door de werknemer. Dit kan soms zelfs een dringende reden voor ontslag op staande voet zijn. Uiteraard mag ook een lichtere sanctie opgelegd worden zoals een waarschuwing of schorsing. Als een werknemer geld heeft gestolen kan u natuurlijk ook nog overwegen om aangifte te doen bij de politie.

Beslis welke sanctie je wilt opleggen aan de werknemer

Sommige bedrijven hebben in hun huisregels, bedrijfsreglement of CAO vastgelegd welke sancties zij opleggen. In dat geval is het belangrijk om die lijn te volgen. Als er geen sancties zijn vastgelegd zal aan de hand van ‘de omstandigheden van het geval’ besloten moeten worden welke maatregel passend is. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan: de ernst en duur en omvang van de gedragingen,  is dit de eerste keer dat de werknemer deze fout begaat, de lengte van het dienstverband, heeft de werknemer een voorbeeldfunctie etcetera.

Tip: bereid je als werkgever goed voor als je een sanctie wilt gaan opleggen

Als aangetoond kan worden dat een werknemer zich schuldig heeft gemaakt aan fraude of diefstal, verduistering zal je hier als werkgever graag actie op willen ondernemen. Al was het maar om te voorkomen dat andere werknemers op een idee komen.  Er zijn verschillende sancties die je kan toepassen. Een werknemer zal zich meestal verweren tegen een sanctie. Een onterecht of niet goed gegeven ontslag kan veel geld kosten. Het is daarom aan te raden om goed beslagen ten ijs te komen en voordat een sanctie wordt opgelegd juridisch advies in te winnen.

  • Tip: Let ook op dat voor een ontslag op staande voet vereist is dat onverwijld gehandeld wordt nadat je als werkgever wetenschap hebt van het verwijtbaar handelen van de werknemer.
  • Tip: Soms wil je een werknemer een tweede kans geven. Leg dan alles toch goed vast. Mocht de werknemer dan opnieuw in zijn fout vervallen, heb je vast dossier opgebouwd.