Incassotraject

Inleiding

Bijna iedere ondernemer krijgt er wel mee te maken: debiteuren die niet betalen. Heel vervelend maar hoe pak je dat nu het beste aan. Hierna een korte samenvatting van hoe een incassotraject eruit kan zien. Verder nog een paar tips.

 .

1. Houd zelf de betalingstermijnen goed in de gaten

Neem uiterlijk 1 week na het verstrijken van de betalingstermijn actie! Als je zelf geen actie onderneemt op het moment dat de betalingstermijn verstreken is, zend je het signaal uit dat het feit dat niet betaald is voor jou niet zo belangrijk is. Dit geeft een debiteur de kans om lekker achterover te leunen. Uit zichzelf zal de debiteur niet snel meer betalen. Misschien dat er ook wel redenen voor zijn waarom hij niet betaald heeft.  Als er niet op korte termijn contact volgt kunnen irritaties over dienstverlening hoger oplopen of kan een debiteur al failliet zijn voor je dit in de gaten hebt.

2. Bellen

Er wordt met regelmaat beweerd dat bellen een van de meest effectieve manieren is om iemand tot betaling te bewegen. Door het directe contact komt een gesprek op gang. Als een debiteur bijvoorbeeld ontevreden is, kan dit besproken is. Mocht blijken dat een debiteur niet ineens kan betalen, kan een betalingsregeling afgesproken worden. Zo kan juist door eens te bellen vaak al het nodige bereikt worden. Als er afspraken gemaakt worden, is het altijd verstandig om deze vast te leggen en door de debiteur te laten ondertekenen.

3. Stuur een herinnering

Misschien is de factuur per ongeluk blijven liggen. Het kan daarom nooit kwaad om even een herinnering te versturen. Hiermee begin je ook met een stuk dossiervorming. Geeft de debiteur in de herinnering de kans om de factuur alsnog binnen een bepaalde periode te betalen. Sommige ondernemers kiezen er voor om in verband met het klantencontact ook nog een tweede en/of derde herinnering te versturen.

4. Stuur een ‘14-dagen’ brief

Als je debiteur een consument is, moet je ook altijd een ’14-dagen’ brief versturen. Dit is een brief waarin je aangeeft dat je een kans geeft tot betaling binnen 14 dagen en welke consequenties het heeft als er niet binnen die periode betaald wordt. Een van de consequenties die je aan het ongebruikt laten verstrijken van die termijn kunt verbinden, is dat je buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengt. Deze kosten moet je wel vermelden. Verder is het vaak goed om te vermelden dat je ook wettelijke of contractuele rente eist en dat je de zaak uit handen geeft.

5. Schakel een advocaat in

Als de debiteur na al deze stappen nog niet betaald heeft, kun je de zaak overdragen aan een advocaat.  Het enkele feit dat je bereid bent om werk te maken van het feit dat niet betaald wordt, is soms al genoeg om iemand over de streep te trekken om alsnog te gaan betalen.

6. Start een procedure

Als zelfs de aanschrijving van een advocaat niet werkt, is het goed om te bekijken of het verstandig is om een procedure aanhangig te maken bij de rechtbank. Samen met een advocaat kan ook bekeken worden hoe de procedure het beste ingestoken kan worden.

7. Incasseren

Nadat een vonnis is gewezen, betalen veel debiteuren. Als zij dan nog niet uit zichzelf betalen, kan een deurwaarder ingeschakeld worden om beslag te leggen. Let ook op het volgende. Vonnissen zijn 20 jaar geldig. Het kan daarom interessant zijn om in zaken waar nu geen incassomogelijkheden zijn na 5 jaar opnieuw te laten bekijken of er geïncasseerd kan worden.

Tips!

  • Bewaar kopieën van alle brieven die je verstuurt,
  • Bewaar ook eventuele reacties goed,
  • Stuur een aangetekende brief als je geen reactie krijgt (daarmee kun je in ieder geval aantonen dat je een brief verstuurd hebt.
  • Werk met deelfacturen of vraag een voorschot. (Daarmee kun je voorkomen dat je blijft doorwerken en pas achteraf hoort dat je klant niet kan betalen).

Uitbesteden

Natuurlijk kun je ook het hele traject of een deel van het traject uitbesteden. Van Pelt Advocatuur heeft hiermee ruime ervaring en hanteert scherpe tarieven. Heb je vragen, schroom dan niet om contact op te nemen.